他者が動く指示の出し方7選

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ビジネスにおいて、リーダーシップの一環として指示を出すことは非常に重要なスキルです。しかし、単に指示を出すだけでは、期待する成果が得られないことも多く、場合によってはコミュニケーションの不足が原因で、チームの生産性が低下することさえあります。効果的な指示を出すためには、具体的で明確な指示や、背景の共有、相手の視点を考慮するなど、いくつかの重要なポイントがあります。この記事では、チームのパフォーマンスを最大化するために役立つ、7つの指示の出し方について解説します。

1. 具体的で明確な指示を出す

指示を出す際に、具体性と明確さを欠くと、受け手が混乱し、何をすべきか理解できないまま、タスクの遂行が遅れることがあります。そのため、指示は具体的で、誰が何をいつまでに行うべきかを明確に伝えることが求められます。例えば、「この報告書をすぐに提出して」という指示では曖昧さが残りますが、「明日の10時までに、今月の売上報告書を作成してメールで送信してください」という形で、具体的な期限や方法を伝えることで、受け手が指示を正確に理解し、迅速に行動に移しやすくなります。また、タスクのゴールや期待される成果を具体的に示すことで、相手はタスクの全体像を把握しやすくなり、結果的に高いパフォーマンスを発揮することができます。

2. 背景や目的を説明する

指示がただの命令になってしまうと、受け手はその指示を単に義務として受け取るだけで、モチベーションが低下する可能性があります。そこで、指示を出す際には、なぜそのタスクが必要なのか、その背後にある理由や目的を丁寧に説明することが重要です。例えば、新しいプロジェクトの資料を作成するように指示する場合、「このプロジェクトは、会社の次期戦略の柱となるもので、これからの成長に大きく影響を与える重要なものです」といった背景を共有することで、相手は自分の仕事が組織全体にどう貢献しているかを理解し、自発的に動く意欲が高まります。このように背景や目的を説明することは、指示の内容を深く理解させると同時に、相手の責任感や主体性を引き出す効果もあります。

3. 相手の視点を考慮する

指示を効果的に出すためには、相手の立場や状況を理解することが欠かせません。相手がどのようなタスクを抱えているのか、現在の業務負担はどれくらいか、またその人のスキルや経験はどのレベルにあるのかを考慮することで、より的確な指示を出すことができます。例えば、経験の浅いメンバーには、詳細なガイダンスやサポートを提供し、経験豊富なメンバーには、ある程度の自由裁量を与えて自分で考えさせるといったアプローチが効果的です。また、指示を出す前に相手の意見や懸念を確認することで、相手にとって現実的かつ達成可能な指示を出すことができます。このように、相手の視点を考慮することは、信頼関係を築き、チーム全体のパフォーマンスを向上させる鍵となります。

4. 優先順位を明確にする

複数のタスクを指示する場合、各タスクの優先順位を明確に伝えることが重要です。優先順位が不明確だと、受け手はどのタスクに注力すべきか判断できず、重要なタスクが後回しになってしまうリスクがあります。例えば、「Aプロジェクトの報告書を優先して作成し、その後にBプロジェクトの資料作成に取り掛かってください」と具体的な順序を伝えることで、相手は効率的に作業を進められるようになります。また、優先順位を伝える際には、その理由を説明することで、相手はなぜその順番が重要なのかを理解し、より納得感を持ってタスクに取り組むことができます。これにより、チーム全体の作業効率が向上し、重要なタスクが確実に達成されるようになります。

5. フィードバックの機会を設ける

指示を出した後、適切なフィードバックを行うことは、相手の成長を促進し、次回のタスク遂行における質を向上させるために非常に重要です。フィードバックは、単に成果を評価するだけでなく、どの部分が良かったのか、どの部分を改善すべきかを具体的に伝えることが大切です。例えば、タスクの成果に対して「この部分の分析がとても的確だった。次回は、さらにデータの深堀りをしてみると良いかもしれない」といった具体的なコメントを提供することで、相手は自分の強みと改善点を認識し、次にどうすればよいかが明確になります。また、フィードバックの機会を定期的に設けることで、継続的な学習と成長を促し、チーム全体のパフォーマンス向上につなげることができます。

6. 適切なタイミングで指示を出す

タイミングは、効果的な指示の出し方において非常に重要な要素です。たとえ内容が適切でも、タイミングが悪ければ、相手はその指示に対応する余裕がなく、結果的にパフォーマンスが低下してしまうことがあります。例えば、忙しい時期や締め切り間近のタイミングで新しいタスクを依頼する場合には、相手がそのタスクを遂行するためのリソースや時間が確保できるかどうかを考慮する必要があります。もし適切なタイミングで指示を出すことが難しい場合は、事前に予告したり、他のタスクとの調整を行うなどの配慮が求められます。これにより、相手はストレスなくタスクに取り組むことができ、指示された内容をより効果的に実行することができます。

7. 自主性を尊重する

指示を出す際に、相手の自主性を尊重することは、彼らが主体的に行動するための重要な要素です。すべてを細かく指示するのではなく、大まかな目標や期待する成果を伝え、その達成方法については相手に任せるアプローチが効果的です。この方法では、相手は自分のやり方でタスクに取り組む自由を感じ、創造的な解決策や効率的な方法を見つける可能性が高まります。また、自主性を尊重することで、相手は自己効力感を高め、モチベーションが向上します。例えば、「このプロジェクトを進めるために、あなたの経験とスキルを活かして最適な方法を考えて進めてください」と伝えることで、相手に信頼と自由を与え、結果として高い成果を引き出すことができます。